Politique de confidentialité

1. Préambule

La présente politique de confidentialité (ci-après « notre politique ») a pour but de vous aider à comprendre comment le Centre communautaire juridique d’Estrie (ci-après « le CCJE ») et nos sept bureaux d’aide juridique recueillent, utilisent et traitent les renseignements personnels que vous nous fournissez.

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans notre politique, et vous autorisez le CCJE à les traiter conformément aux fins énoncées ci-dessous.

Vous pouvez refuser de nous fournir des renseignements personnels, limiter les renseignements que vous nous fournissez, ou retirer votre consentement à nous fournir des renseignements personnels en tout temps. Si tel est le cas, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.

2. Qui sommes-nous?

Depuis sa création en 1973, le CCJE a pour mission de fournir des services juridiques aux résidents de l’Estrie, gratuitement ou avec contribution, dans la mesure prévue par la Loi sur l’aide juridique et la prestation de certains autres services juridiques.

Nos sept bureaux d’aide juridique sont situés dans les localités suivantes :

  • Sherbrooke
  • Magog
  • Thetford Mines
  • Lac-Mégantic
  • Val-des-Sources
  • Coaticook

 

3. Pourquoi et comment recueillons-nous des renseignements personnels?

Lorsque vous communiquez avec nous, que ce soit en personne, par téléphone ou par l’entremise d’un moyen technologique, nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels, notamment dans le cadre des activités professionnelles suivantes :

  • Pour déterminer si vous êtes financièrement admissible à l’aide juridique, à titre gratuit ou avec contribution;
  • Pour déterminer si le service juridique pour lequel vous demandez l’aide juridique est un service couvert;
  • Si vous êtes admissible à l’aide juridique, selon le cas :
    • Pour confier votre dossier à un avocat permanent à notre emploi afin de vous fournir des services juridiques; ou
    • Pour confier votre dossier à un avocat de pratique privée de votre choix acceptant de vous fournir des services juridiques sous mandat d’aide juridique;
  • Pour établir, entretenir ou mettre fin à une relation d’emploi;
  • Pour établir, entretenir ou mettre fin à un stage étudiant ou professionnel;
  • Pour procéder à la récupération des coûts de l’aide juridique dans les cas prévus par règlement;
  • Pour respecter nos obligations déontologiques et règlementaires, notamment pour déterminer si nous nous trouvons dans une situation de conflit d’intérêts;
  • Pour faciliter l’utilisation de notre site Web, par l’entremise de témoins, de balises invisibles et d’autres technologies pour recueillir certains renseignements personnels au sujet de votre visite, comme votre adresse IP et d’autres données de navigation. Pour en savoir plus au sujet des témoins que nous utilisons, nous vous invitons à consulter notre politique de cookies, laquelle fait partie intégrante de la présente politique;
  • Pour traiter de toute autre demande vous concernant, incluant une plainte;

Nous limitons la collecte de renseignements personnels aux renseignements nécessaires pour accomplir les fonctions qui nous sont confiées par la Loi sur l’aide juridique et la prestation de certains autres services et conformément aux obligations prévues à la Loi sur le Barreau, le Code de déontologie des avocats et le Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats.

4. Quels genres de renseignements personnels recueillons-nous?

Les renseignements personnels suivants sont susceptibles d’être recueillis dans le cadre de nos activités professionnelles décrites à la section précédente :

  • Vos renseignements nominatifs, incluant :
    • Votre nom et prénom
    • Votre date de naissance
    • Votre sexe à la naissance ou identité de genre
    • Votre numéro de bande, si vous êtes membre des Premières Nations
    • Votre langue de correspondance
    • Votre adresse postale
    • Votre adresse courriel
    • Vos coordonnées téléphoniques
    • Votre numéro d’assurance sociale
  • Vos renseignements financiers, incluant :
    • Vos sources de revenus pour l’année civile précédente ou en cours;
    • Le(s) nom(s) et adresse(s) de votre (vos) source(s) de revenu(s) et de votre (vos) institution(s) financière(s);
    • L’état de vos actifs (immeubles, placements, etc.) et de vos dettes.
  • Si nécessaires, les renseignements nominatifs et financiers des membres de votre conjoint(e) et le nombre d’enfants à votre charge; et
  • Les renseignements factuels requis pour établir vos besoins juridiques incluant, si nécessaire, les renseignements nominatifs de tiers.

Si des services juridiques vous sont rendus par un avocat permanent à notre emploi, celui-ci peut vous demander de lui fournir tout renseignement additionnel qu’il juge requis selon la nature et la complexité du mandat qui lui est confié.

Si vous postulez un emploi ou un stage, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires à l’évaluation du mérite de votre candidature et pour entrer en communication avec vous. Les renseignements personnels suivants sont susceptibles d’être recueillis dans ce cas :

  • Vos renseignements nominatifs tels qu’inscrits sur votre curriculum vitae et/ou votre lettre de présentation, incluant des renseignements relatifs à votre niveau de scolarité et vos expériences professionnelles passées; et
  1. Tout renseignement additionnel jugé requis dans le cadre du processus d’analyse de votre candidature, incluant les renseignements communiqués par les tiers quant à votre performance au travail (si vous consentez à ce que nous communiquions avec ceux-ci).

 

5. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

La Loi sur l’aide juridique et la prestation de certains autres services prévoit que toute communication faite par un requérant ou un bénéficiaire d’aide juridique à l’un des membres de notre personnel a le même caractère confidentiel qu’une communication entre client et avocat, et toutes les personnes qui reçoivent de telles communications sont tenues au secret professionnel.

La Loi sur le Barreau prévoit, également, qu’un avocat doit conserver le secret absolu des confidences qu’il reçoit en raison de sa profession. Ce n’est qu’exceptionnellement que ce secret est levé, et pour des motifs graves et sérieux. En raison de leurs fonctions et de leur proximité avec vos renseignements personnels, les membres de notre personnel qui ne sont pas avocats sont tenus à la même obligation de confidentialité.

Les renseignements personnels que nous recueillons sont hébergés au Canada dans des serveurs sécurisés situés dans nos bureaux ou dans ceux de nos fournisseurs. Toutefois, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Nous nous engageons à respecter nos obligations au meilleur de nos capacités, mais nous ne pouvons assurer ou garantir la sécurité absolue des renseignements personnels que vous nous fournissez par moyen technologique.

6. À qui devons-nous partager vos renseignements personnels dans le cadre de nos activités?

Si vous êtes requérant ou bénéficiaire d’aide juridique, vos renseignements personnels seront partagés avec la Commission des services juridiques dans le cadre de sa fonction de veiller à ce que les activités des centres communautaires juridiques du Québec, comme le CCJE, sont conformes à la Loi sur l’aide juridique et la prestation de certains autres services et ses règlements.

Si des services juridiques vous sont rendus par un avocat permanent à notre emploi, vos renseignements sont susceptibles d’être communiqués à des tiers lorsque cette communication s’avère nécessaire dans le cadre de la prestation de services professionnels. Par exemple, il est possible qu’un avocat doive communiquer vos renseignements financiers à la partie adverse dans le cadre d’une demande en justice pour obtenir une pension alimentaire au bénéfice de vos enfants.

Vos renseignements personnels pourraient être partagés avec nos fournisseurs, notamment en matière de technologie de l’information, dans le cadre de leur prestation de services. Chacun de nos fournisseurs s’est engagé, par écrit, à respecter la confidentialité des renseignements personnels recueillis en lien avec les objectifs décrits à la section « Pourquoi et comment recueillons-nous vos renseignements personnels? ».

Finalement, certains renseignements personnels pourraient être communiqués afin de respecter une exigence prévue dans la loi, répondre à une ordonnance judiciaire ou à tout autre demande d’une autorité gouvernementale détenant un pouvoir d’enquête. Par exemple, si l’un de nos avocats fait l’objet d’une inspection professionnelle du Barreau du Québec, l’enquêteur pourrait exiger d’accéder à certains renseignements personnels contenus dans l’un de nos dossiers.

Dans tous les cas, toute communication devra s’effectuer dans le respect du secret professionnel et de ses exceptions et être limitée à ce qui est strictement nécessaire dans les circonstances.

7. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé prévoit que vous disposez, dans certaines circonstances, des droits suivants à l’égard des renseignements personnels que vous nous fournissez :

  • De vous confirmer l’existence d’un renseignement personnel vous concernant et de vous en fournir copie, sauf dans les cas d’exception prévus par la loi;
  • De faire rectifier ou mettre à jour un renseignement personnel vous concernant si celui-ci est inexact, incomplet ou équivoque; et
  • De vous fournir un renseignement personnel informatisé vous concernant dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, vous devez communiquer avec nous, par écrit, suivant la manière décrite à la section « Comment communiquer avec nous? ».

8. Comment communiquer avec nous?

Si vous désirez nous poser des questions, formuler des commentaires à l’égard de notre politique, exercer vos droits ou formuler une plainte, nous vous invitons à communiquer notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Me Philippe Gilbert (jusqu’au 23 juin 2024)
Me France Bélanger (à compter du 24 juin 2024)

225, rue King Ouest, bureau 234
Sherbrooke (Québec) J1H 1P8 (819) 563-6122, poste 137

directiongenerale@ccje.qc.ca 

9. Comment tenons-nous notre politique de confidentialité à jour?

Nous modifions périodiquement le contenu de notre politique et de notre site Web afin de nous assurer du respect de nos obligations, notamment en cas de modification aux lois applicables. Nous vous encourageons donc à consulter notre politique chaque fois que vous visitez notre site Web afin de prendre connaissance de sa version la plus à jour.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 8 mai 2024.